Strefa Klienta ACILO PRO

KSeF

• → Jak wygenerować certyfikaty i nadać uprawnienia w KSeF

  Instrukcja dotycząca generowania certyfikatów i nadawania odpowiednich uprawnień.

  • Wchodzimy na stronę Aplikacja Podatnika KSeF
  • Logujemy się do KSeF. Można to zrobić na dwa sposoby: albo przez login.gov.pl, albo przez certyfikat kwalifikowany.
  • Jak już jesteśmy w KSeF na swoim profilu, to trzeba zrobić dwie rzeczy: wygenerować certyfikaty i nadać uprawnienia.
  • Krok 1: Generowanie certyfikatu
    1. W Menu po lewej stronie klikamy w „Certyfikaty” i z rozwijalnej listy wybieramy „Wnioskuj o certyfikat”
    2. Nadajemy nazwę certyfikatu
    3. Wymyślamy hasło do certyfikatu
    4. Generujemy
    5. W kolejnym kroku wybiera się przeznaczenie (typ) certyfikatu: typ 1 – „Uwierzytelnienie w systemie KSEF”, albo typ 2 (do trybu offline) – „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”
    6. Klikamy „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”. To może trochę potrwać, możliwe, że pojawi się przycisk „Odśwież”.
    7. Jak wszystko przebiegnie pomyślnie, to następnie pobieramy certyfikat (przycisk „Pobierz certyfikat”). System generuje dwa pliki. Jeden to klucz prywatny z rozszerzeniem .key, który powinien się pobrać automatycznie i zazwyczaj wyląduje w folderze „Pobrane” na komputerze. Drugi to sam certyfikat z rozszerzeniem .crt i trzeba go samodzielnie pobrać przyciskiem „Pobierz certyfikat” i zapisać na komputerze (nie instalować, tylko zapisać).
    8. Potrzebne są certyfikaty typu 1 i typu 2, więc jak np. zawnioskowaliśmy o certyfikat typu 1, czyli „Uwierzytelnienie w systemie KSEF”, to teraz trzeba zrobić drugi raz to samo, co poprzednio („Wnioskuj o kolejny certyfikat” lub od nowa z menu „Wnioskuj o certyfikat”), tylko w kroku gdzie wybieramy przeznaczenie certyfikatu wybrać typ 2, czyli „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”.
    9. UWAGA: warto przy nazywaniu certyfikatu zaszyć w nazwie typ certyfikatu, bo tego inaczej raczej nie widać, a będzie przydatne w użytkowaniu (np. nazwać certyfikat wg schematu NAZWA_FIRMY_certyfikat_1 albo XYZ_cert_typ_1, itp.)
    10. Wygenerowane certyfikaty znajdują się na liście certyfikatów (przycisk „Lista certyfikatów” na ekranie z komunikatem o pomyślnym zakończeniu wnioskowania o certyfikat), albo można tam wejść z lewego menu: Certyfikaty i dalej Lista certyfikatów.
    11. Na liście certyfikatów można zaznaczyć kwadracik przy konkretnym certyfikacie i wtedy można go pobrać albo unieważnić.
  • Krok 2: Nadawanie uprawnień
    1. W Menu po lewej stronie klikamy w „Uprawnienia” i z rozwijalnej listy wybieramy „Nadaj uprawnienie”.
    1. W przypadku SPÓŁEK, żeby wspólnicy mogli podejmować czynności w Aplikacji Podatnika KSeF, to najpierw każdy wspólnik, który chce mieć dostęp do KSeF musi złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW FA i otrzymać potwierdzenie z US. To jest pierwszy krok, który należy wykonać przed rozpoczęciem konfiguracji KSeF. W spółkach uprawnienia do KSeF dla wspólników nie są nadane automatycznie i dlatego musicie wykonać ten krok. Następnie nadajecie sobie uprawnienia w KSeF do wystawiania i przeglądania faktur jako przedstawiciel podatkowy.
    2. W przypadku pozostałych działalności krok opisany powyżej w punkcie (a) pomijamy.
    2. Teraz nadajecie uprawnienia dla mojego biura. W polu „Rodzaj uprawnienia” wybieramy opcję „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.
    3. Następnie trzeba podać dane podmiotu uprawnianego, czyli w tym przypadku mojego biura (dla przypomnienia NIP: 7262394305 i pełna nazwa: Biuro Rachunkowe ACILO PRO Ilona Sakowska).
    4. Dalej trzeba określić zakres uprawnień. Tutaj proszę wybrać TYLKO „przeglądanie faktur” oraz zaznaczyć „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”. Tylko tak zobaczę nadane uprawnienia w KSeF.
    5. Klikamy „Nadaj uprawnienia”.
  • Ja wgrywam swój certyfikat (czyli ten plik .crt) do programu księgowego, a Ty wgrywasz swój certyfikat do programu do wystawiania faktur.

Portal Dokumentów

• → Jak wgrać dokumenty do Portalu Dokumentów?

  Najważniejsze informacje dotyczące pracy z Portalem Dokumentów i przesyłania mi w ten sposób swoich faktur i innych ważnych dokumentów.

  • Pierwszym krokiem jest zaakceptowanie wysłanego przeze mnie zaproszenia. Wiadomość z zaproszeniem nie przychodzi z mojego adresu mailowego, tylko jest to wiadomość od dostawcy programu, czyli firmy Insert. Zaakceptowanie tego zaproszenia aktywuje dostęp do programu.
  • Funkcjonalności Portalu Dokumentów są połączone z rządowym systemem KSeF, co oznacza, że jeżeli nadasz mi uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, to Portal Dokumentów powinien "się widzieć" z KSeF i możliwe jest pobieranie do Portalu Dokumentów faktur, które są w KSeF.
  • Pobieranie faktur z KSeF nie odbywa się automatycznie. Żeby pobrać faktury, które są w KSeF należy kliknąć niebieski przycisk Pobierz z KSeF, który znajduje się w prawym górnym rogu strony. Nie trzeba się w tym celu dodatkowo logować do KSeF, faktury pobierają się automatycznie. Jeżeli wszystko się zgadza, tzn. to jest Twoja faktura i wszystkie dane są poprawne, klikasz Zakończ i następnie Wyślij do księgowości. Proste.
  • Dokumenty, które nie są w KSeF, czyli faktury i inne dokumenty, które możesz potrzebować wysłać do biura możesz dodać do Portalu Dokumentów przy użyciu Dodaj dokument, czyli drugiego przycisku znajdującego się w prawym górnym rogu strony, obok przycisku Pobierz z KSeF. Możesz zrobić zdjęcie, albo zeskanować dokument i wysłać mi go jako plik pdf albo jpg.
  • Warto wiedzieć, że do Portalu Dokumentów możesz zalogować się przez przeglądarkę na smartfonie i wtedy możesz zrobić zdjęcia dokumentów smartfonem i od razu dodać do Portalu. Nie trzeba wtedy nic skanować. Jest szybciej.
  • Faktury, które są w Portalu Dokumentów – czy to pobrane z KSeF, czy dodane ręcznie przez Dodaj dokument – należy po opisaniu lub nadaniu etykiety przesłać do księgowości. Przy dodawaniu faktur przez Dodaj dokument pojawi się najpierw okienko, gdzie wybieramy plik do załączenia, a po wybraniu pliku będzie kolejne okienko, w którym można dodać opis i etykietę oraz wysłać do księgowości (niebieski przycisk Wyślij do księgowości), albo tylko dodać dokument (biały przycisk Dodaj dokument) i w tej sytuacji taki dokument można wysłać w następnym kroku, albo później (po wybraniu Zakończ i wyślij do księgowości z menu trzech kropek (...) na liście dokumentów, w kolumnie Akcje). Brzmi to skomplikowanie, ale jest naprawdę proste.

Subiekt123

• → Jak nadać uprawnienia dla mojego biura?

  Instrukcja dotycząca powiązania konta Subiekt123 z kontem biura rachunkowego.

  • Żeby sprawnie i wygodnie pracować w nowych realiach związanych z wprowadzeniem KSeF możesz skorzystać z udostępnionej przez moje Biuro licencji programu Subiekt123 dla moich Klientów. Wymaga to po mojej stronie udostępnienia Tobie licencji i wysłanie zaproszenia na adres mailowy, a także kilku działań z Twojej strony:
    1. Zaakceptowanie zaproszenia
    2. Stworzenie konta programu Subiekt123 lub zalogowanie się do posiadanego konta, jeżeli już korzystasz z programu
    3. Dodanie ACILO PRO do Użytkowników firmy, żeby możliwe było zobaczenie konta Twojej firmy przez moje biuro. WAŻNE! W tym kroku proszę podać adres mailowy mojego biura, czyli: biuro@acilopro.pl
  • Pełną instrukcję możesz znaleźć w znajdującym się w artykule: Jak udostępnić Subiekta 123 w ramach licencji biurowej Subiekt 123 dla InsERT nexo? Tutaj interesuje Cię szczególnie druga część tekstu, zaczynająca się w sekcji „Konfiguracja po stronie Subiekta 123”, a konkretnie czynności opisane w punktach 1-3 tej sekcji.

• → Jak dodać w Subiekt 123 certyfikat uwierzytelniający KSeF?

  Instrukcja dotycząca dodania w Subiekt123 certyfikatu uwierzytelniającego KSeF.

  • Do integracji Subiekta 123 z Krajowym Systemem e-Faktur niezbędne jest dodanie certyfikatu uwierzytelniającego. W tym celu należy:
    1. Kliknąć ikonę KSeF znajdującą się po prawej stronie w górnym pasku aplikacji.
    2. W oknie, które się wyświetli przejść do zakładki Konfiguracja i przy opcji Połączenie z KSeF skorzystać z przycisku Połącz.
    3. Uzupełnić hasło do Konta InsERT i kliknąć Potwierdź uprawnienia.
    4. Wskazać Certyfikat uwierzytelniający, Klucz prywatny, Hasło do klucza prywatnego i kliknąć Autoryzuj.
  • Pełny artykuł opisujący ten proces jest dostępny na stronie pomocy technicznej firmy Insert: Subiekt 123 – Jak dodać certyfikat uwierzytelniający KSeF?

• → Jak dodać w Subiekt 123 certyfikat offline KSeF?

  Instrukcja dotycząca dodania w Subiekt123 certyfikatu offline KSeF.

  • Do Subiekta 123 trzeba dodać też drugi certyfikat umożliwiający integrację z KSeF w szczególnych sytuacjach. Jest to certyfikat offline, który służy do oznaczania faktur wystawianych w trybach szczególnych, np. offline24. Procedura jest podobna, jak w przypadku certyfikatu uwierzytelniającego KSeF. W tym celu należy:
    1. Kliknąć ikonę KSeF znajdującą się po prawej stronie w górnym pasku aplikacji.
    2. W oknie, które się wyświetli przejść do zakładki Konfiguracja i tam dodać certyfikat offline.
    3. Wskazać Certyfikat offline, Klucz prywatny, Hasło do klucza prywatnego i kliknąć Autoryzuj.
  • Pełny artykuł opisujący ten proces jest dostępny na stronie pomocy technicznej firmy Insert: Subiekt 123 – Jak wgrać certyfikat do wystawiania faktur offline (KSeF)?

• → Jak wystawić fakturę i wysłać ją do KSeF?

  • Wystawienie faktury i wysłanie jej do KSeF w programie Subiekt123 jest dość proste. Składa się z kilku kroków:
    1. Zaloguj się do Subiekta123
    2. Przejdź do modułu Fatury znajdującego się po lewej stronie w rozwijalnym menu Sprzedaż
    3. Kliknij symbol + w prawym górnym rogu. Zaczynasz dodawanie faktury.
    4. Wypełnij wszystkie niezbędne pola, a w polu Rodzaj dokumentu wybierz Faktura do KSeF.
    5. Następnie zatwierdź dokument, naciskając przycisk Zapisz.
    6. Pamiętaj, że wystawioną fakturę musisz jeszcze WYSŁAĆ.
    7. W tym celu musisz na liście faktur kliknąć w symbol trzech kropek na samym prawym skraju strony i wybrać opcję Wyślij.
  • Artykuł opisujący ten proces jest dostępny na stronie pomocy technicznej firmy Insert: Subiekt 123 – Jak wystawić fakturę do KSeF?

e-Pomoc techniczna firmy Insert

• → Instrukcje dotyczące KSeF i programu Subiekt123

  Artykuły dotyczące obslugi KSef w programie Subiekt123 możesz znaleźć TUTAJ.

• → Instrukcje dotyczące Portalu Dokumentów

  Instrukcje dotyczące korzystania z Portalu Dokumentów możesz znaleźć TUTAJ.